Invita usuarios y define roles

Lo que vas a lograr

Darle acceso a Octacore a otras personas de tu empresa, cada una con lo que le toca hacer.

Antes de empezar

• Hazlo con un usuario Admin.
• Octacore ya trae dos roles: Admin (acceso total) y Audit (sólo consulta). No se pueden borrar. Si a la persona le sirve uno de esos, salta a Invita a un usuario.

Define los roles

1. Ve a Configuración → Roles y Permisos. La columna Permisos resume qué da cada rol, módulo por módulo; pasa el mouse por encima para ver el detalle.
2. Pulsa Nuevo Rol y, en Información del rol, ponle un nombre que diga qué hace la persona (por ejemplo, "Nómina").
3. En Permisos, todo está agrupado por módulo: Recursos Humanos, Nómina, Reclutamiento, Configuración y Cuenta y acceso.
   • Para darle un módulo completo, marca su casilla.
   • Para algo puntual, abre el recurso (por ejemplo, Colaboradores) y marca sólo las acciones que necesita, como Ver listado y Ver detalle.
   • Si no sabes dónde está algo, escríbelo en el buscador: se abre lo que coincide.
   • Arriba ves cuántos llevas (por ejemplo, "56 de 158 seleccionados").
4. Suma siempre Cuenta y acceso → Empresas del usuario. Sin ese permiso, en el menú de su cuenta verá "Seleccionar Compañía" en vez del nombre de tu empresa.
5. Pulsa Crear Rol. Aparece en la lista con su resumen de permisos.

Para cambiar un rol después, pulsa el lápiz de su fila. El cambio aplica de inmediato a todas las personas que lo tienen.

Invita a un usuario

1. Ve a Configuración → Usuarios y pulsa Invitar Usuario.
2. En Datos del usuario, completa Nombre y Correo. Con ese correo va a entrar.
3. En Acceso, elige su Rol y su Idioma. Debajo de cada rol ves qué permisos da. Los dos son opcionales: sin idioma, queda en español; sin rol puede entrar, pero no verá datos.
4. En Colaborador vinculado, si la persona ya está registrada como colaborador, elígela en Vincular a Empleado. Es opcional, y así podrá solicitar sus propios permisos.
5. Pulsa Enviar invitación.

Vincular a Empleado sólo lista colaboradores que ya existen. Si todavía no los diste de alta (paso 12), invita al usuario igual y vincúlalo después editándolo en Configuración → Usuarios.

Qué recibe la persona

Un correo, "Has sido agregado a {tu empresa}", con su rol y el botón Iniciar sesión. No necesita contraseña: escribe su correo, pulsa Enviar código de verificación y entra con el código que le llega. También puede entrar con Google o Microsoft.

Si ese correo ya tiene cuenta en otra empresa, no se crea otra: tu empresa se suma a su cuenta y conserva el rol que ya tenía.

Verifica que quedó bien

El usuario aparece en Configuración → Usuarios con su rol y en estado Activo.

Cuando entre, verá el mismo menú que tú, pero lo que su rol no cubre le saldrá vacío. Para darle más acceso, edita su rol. Si es algo sólo para esa persona, pulsa el escudo de su fila en Usuarios y asígnale el permiso en Asignar permiso.