Términos y Condiciones

• «Cliente»: la empresa o persona física con negocio que crea una cuenta en el Servicio y contrata un plan.
• «Usuario»: cada persona a la que el Cliente da acceso a su cuenta (dueño, administradores, personal de RRHH, supervisores, etc.).
• «Colaborador»: cada empleado, candidato, pre-ingreso o ex empleado del Cliente cuyos datos se registran en el Servicio.
• «Datos del Cliente»: toda la información que el Cliente o sus Usuarios cargan, importan o generan en el Servicio, incluidos los datos personales de los Colaboradores.
• «Datos de Uso»: la información técnica y de navegación que Octacore obtiene del uso del Servicio (descrita en la sección 7).

Al crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación o usar el Servicio, usted acepta estos Términos. Si los acepta en nombre de una empresa, declara que tiene facultad para obligarla; en ese caso «usted» se refiere a la empresa.

Debe ser mayor de edad y proporcionar información verdadera. Si no está de acuerdo con estos Términos, no use el Servicio.

El Servicio está dirigido a empresas y profesionales para su actividad, no a consumidores finales. La aceptación electrónica de estos Términos tiene la misma validez que una firma, conforme a la Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales.

Si el Cliente firma con Octacore un contrato, orden de servicio o acuerdo de tratamiento de datos particular, lo pactado en ese documento prevalece sobre estos Términos en lo que se contradigan.

Octacore es un software en la nube (SaaS) que incluye, según el plan contratado, gestión de colaboradores y expediente, estructura organizacional, nómina y volantes de pago, deducciones de ley (TSS e ISR), regalía, prestaciones laborales, permisos y vacaciones, horarios y asistencia, reclutamiento, reportes para el Ministerio de Trabajo (DGT-3 y DGT-4), archivos para el banco, importación y exportación por hoja de cálculo y un asistente de inteligencia artificial.

Mejoramos el Servicio de forma continua: podemos agregar, cambiar o retirar funcionalidades. Si retiramos una funcionalidad esencial de un plan pagado, lo avisaremos con antelación razonable.

Al registrarse, el Cliente indica su nombre, correo, nombre de la empresa, RNC o cédula, teléfono y tamaño de la empresa. Con eso creamos la empresa y su usuario dueño.

El acceso no usa contraseña: se entra con un código de un solo uso enviado al correo o con una cuenta de Google o Microsoft. Por eso el control del correo equivale al control de la cuenta. El Cliente y cada Usuario deben:

• usar un correo propio y protegido (idealmente con verificación en dos pasos) y no compartir los códigos de acceso;
• asignar a cada Usuario sólo los roles y permisos que necesita y revisarlos periódicamente;
• retirar el acceso a quien deje la empresa o ya no deba ver la información;
• avisarnos de inmediato si sospechan un acceso no autorizado.

El Cliente es responsable de las acciones realizadas por sus Usuarios dentro de su cuenta.

La nómina y los reportes legales sólo pueden ser tan correctos como los datos con que se calculan. Para que el Servicio funcione bien, el Cliente debe registrar y mantener actualizado:

• De la empresa: razón social, RNC o cédula, dirección, datos de contacto, actividad económica, representante legal y registro patronal (RNL) cuando use los reportes DGT.
• De cada Colaborador: nombre, documento de identidad, fecha de ingreso, salario, cargo, unidad organizacional y categoría de nómina. Según los módulos que use: nacionalidad, fecha de nacimiento, género, estado civil, contacto, dirección, método de pago y cuenta bancaria, contacto de emergencia, horario, documentos y solicitudes de permisos.
• De la nómina: períodos, reglas de ingresos y deducciones, novedades del período (horas extra, comisiones, ausencias, licencias) y los criterios que la plataforma deja a elección de la empresa (por ejemplo, si las vacaciones pagadas en una liquidación cotizan a la TSS).

El Cliente garantiza que los datos son exactos, completos y obtenidos legítimamente. Octacore calcula con la información que recibe y no verifica la veracidad de salarios, novedades o identidades.

Le pedimos sólo los datos necesarios para la funcionalidad que usa. Le recomendamos no cargar información que el Servicio no requiere, en particular datos sensibles (salud, afiliación sindical, creencias) más allá de lo que exija la gestión laboral, como un certificado médico de una licencia.

Conforme a la Ley 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal, respecto de los datos de los Colaboradores el Cliente es el responsable del tratamiento y Octacore actúa como encargado: los tratamos por cuenta del Cliente y sólo para prestarle el Servicio.

El Cliente:

• cuenta con la base legal o el consentimiento necesario para registrar los datos de sus Colaboradores y le informa que su información se gestiona en una plataforma de terceros;
• atiende las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus Colaboradores (el Servicio le permite consultar, corregir, exportar y dar de baja la información).

Octacore:

• trata los Datos del Cliente sólo para prestar, mantener, asegurar y dar soporte al Servicio, o cuando la ley lo exija;
• no vende, alquila ni cede los Datos del Cliente, y no los usa para publicidad;
• limita el acceso de su personal a quienes lo necesitan para dar soporte o resolver incidentes, bajo deber de confidencialidad;
• colabora con el Cliente para atender solicitudes de los Colaboradores o de una autoridad competente; si una de ellas nos llega directamente, la remitimos al Cliente en un plazo de 5 días hábiles salvo que la ley lo impida.

Sobre los datos de la cuenta y de facturación del Cliente y de sus Usuarios (nombre, correo, teléfono, origen del registro) Octacore es responsable independiente: los usamos para administrar la relación comercial, dar soporte, enviar avisos del Servicio y medir nuestros canales de adquisición, y nunca los vendemos.

Para medir qué canales traen visitas al sitio, entender cómo se usa el producto, detectar errores antes de que nos los reporten y dar soporte, usamos PostHog, una herramienta de analítica alojada en Estados Unidos. Esto es lo que medimos y lo que no.

En el sitio octacore.do registramos, de forma anónima:

• Páginas visitadas, cuánto tiempo se ven y desde qué página o campaña se llegó (página de origen y parámetros utm_*).
• Tipo de dispositivo, navegador, idioma y país o ciudad aproximados, deducidos de la dirección IP.
• Clics en enlaces y botones, incluido su texto (es contenido público del sitio), y en particular los botones para crear una cuenta, abrir la aplicación o escribirnos por WhatsApp.
• La cantidad de empleados que se elige en la calculadora de precios.
• Errores del navegador en el sitio.

El visitante se reconoce con un identificador aleatorio guardado en una cookie propia del dominio octacore.do, que comparten el sitio y la aplicación. Mientras no cree una cuenta no sabemos quién es; si la crea, su visita previa al sitio queda asociada a su Usuario para saber qué canal lo trajo.

En la aplicación app.octacore.do registramos:

• La identidad del Usuario del sistema (no del Colaborador): su correo, nombre, identificador de usuario y de empresa, para poder ver el uso por empresa y ayudarle cuando pida soporte.
• Páginas visitadas y clics, registrando el tipo de elemento pulsado pero no su texto.
• Errores del navegador y fallas de llamadas al servidor, identificadas por la plantilla de la ruta (por ejemplo, «/hr/employees/:id»), el código de estado y un identificador de solicitud que permite seguir la falla hasta nuestros servidores.
• Eventos de producto con identificadores y conteos (por ejemplo, que una empresa completó su registro o generó una nómina).
• En el registro, el origen de la visita: parámetros de campaña (utm_*), la página que lo enlazó y la de entrada, además de la IP, el navegador y el idioma, para medir qué canales traen clientes y prevenir abusos.

Qué NO registramos:

• No grabamos sesiones ni la pantalla.
• El texto de la pantalla se enmascara: nombres, cédulas, salarios u otros datos de Colaboradores no viajan en los eventos de analítica.
• No enviamos el contenido de formularios, el cuerpo de las solicitudes al servidor ni los mensajes de error del servidor, y retiramos de las direcciones los tokens, códigos de acceso y correos.
• No capturamos la consola del navegador.
• No vendemos Datos de Uso. La única herramienta de publicidad que usamos es la etiqueta de Google Ads descrita abajo, y no se carga en las pantallas de la aplicación donde se ven datos de Colaboradores.

Medición de anuncios (Google Ads). Para saber qué anuncios de Google traen empresas que crean una cuenta, el sitio octacore.do y la página de registro de la aplicación cargan la etiqueta de Google Ads. Cuando alguien llega desde un anuncio, la etiqueta guarda el identificador de ese clic en una cookie del dominio octacore.do (hasta 90 días) y, si esa persona completa el registro, le informa a Google que el clic terminó en una cuenta nueva. Google recibe la dirección de la página, la dirección IP y los datos del navegador; no le enviamos nombre, correo, teléfono ni datos de la empresa o de sus Colaboradores. Google trata estos datos conforme a sus propias políticas de privacidad y puede usarlos para medir y mejorar sus servicios de publicidad.

Nuestros servidores también registran eventos técnicos (rutas, tiempos de respuesta, errores). Antes de salir hacia PostHog esos registros se depuran de forma automática para retirar correos, tokens y secuencias largas de dígitos.

El sitio octacore.do guarda en el almacenamiento local del navegador, por un máximo de 30 días, los parámetros de campaña con que llegó el visitante, para que la cuenta que cree conserve su origen, y una cookie de analítica propia (con el identificador aleatorio descrito arriba) que dura hasta un año. La aplicación usa almacenamiento del navegador y cookies técnicas para mantener la sesión y las preferencias (idioma, menú lateral). Puede borrarlos desde su navegador; si bloquea los esenciales, el inicio de sesión puede no funcionar.

Proteger los datos que nos confían es parte central del Servicio. Entre otras medidas:

• Toda comunicación con el Servicio viaja cifrada (HTTPS/TLS) y la información se almacena en infraestructura con cifrado en reposo.
• Separación lógica por empresa: cada consulta se restringe a la empresa del Usuario.
• Control de acceso por roles y permisos granulares por módulo y acción, administrado por el Cliente.
• Acceso sin contraseñas reutilizables: códigos de un solo uso con vencimiento o inicio de sesión con Google/Microsoft.
• Historial de auditoría inmutable de los cambios en el expediente de cada Colaborador (quién cambió qué y cuándo).
• Límites de solicitudes contra abuso y automatizaciones maliciosas en el registro y el inicio de sesión.
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
• Monitoreo de errores y de la disponibilidad, sin exponer datos de Colaboradores (sección 7).
• El dominio técnico de la API no se indexa en buscadores.

Ningún sistema es infalible. Si confirmamos un incidente de seguridad que afecte Datos del Cliente, se lo notificaremos sin demora indebida —a más tardar 72 horas después de confirmarlo— con lo que sepamos del alcance y las medidas tomadas, y colaboraremos para mitigarlo y cumplir las notificaciones que correspondan.

La seguridad es compartida: las medidas de la sección 4 (correo protegido, permisos mínimos, retiro de accesos) dependen del Cliente.

Para operar el Servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, sólo para la función indicada:

• DigitalOcean — alojamiento de la aplicación, base de datos y archivos (Estados Unidos).
• PostHog — analítica de producto, errores y registros técnicos (Estados Unidos).
• Google Ads — medición de nuestras campañas publicitarias en el sitio y en la página de registro (Estados Unidos).
• Resend — envío de correos transaccionales: códigos de acceso, notificaciones y avisos.
• Google y Microsoft — inicio de sesión, sólo si el Usuario elige esa opción.
• OpenAI, Google (Gemini) y Cohere — procesamiento de las solicitudes al asistente de inteligencia artificial (sección 10).

Por eso los datos pueden alojarse o procesarse fuera de la República Dominicana. Elegimos proveedores con estándares reconocidos de seguridad y les exigimos, por contrato o por sus condiciones de servicio, confidencialidad y uso limitado a la función contratada. Estas transferencias son necesarias para ejecutar el contrato y, al aceptar estos Términos, el Cliente las autoriza y se compromete a informarlas a sus Colaboradores. Mantendremos esta lista actualizada y avisaremos con al menos 30 días de antelación antes de sumar un proveedor que trate Datos del Cliente; si el Cliente tiene una objeción razonable y no encontramos una alternativa, puede cancelar sin penalidad.

El asistente puede consultar y, cuando el Usuario lo pide y tiene permiso para ello, registrar información dentro de la cuenta del Cliente. Para responder, la solicitud y los datos necesarios se envían al proveedor de IA correspondiente.

• El asistente actúa con los mismos permisos del Usuario que lo usa: no puede ver ni hacer lo que ese Usuario no podría.
• No usamos los Datos del Cliente para entrenar modelos de IA, y usamos los servicios de los proveedores en modalidades comerciales (API) en las que, según sus condiciones, no entrenan con la información enviada.
• Las respuestas pueden contener errores u omisiones. El Usuario debe revisarlas antes de confiar en ellas o de confirmar una acción; no constituyen asesoría legal, fiscal ni contable.
• Lo que el asistente genere a partir de los Datos del Cliente forma parte de los Datos del Cliente.

Configuramos el Servicio conforme a la normativa dominicana vigente (Código de Trabajo, Ley 87-01, normas de la TSS, la DGII y el Ministerio de Trabajo) y actualizamos tablas y topes con diligencia cuando cambian. Aun así:

• El Servicio es una herramienta de cálculo y gestión; no es asesoría legal, laboral, fiscal ni contable. Las decisiones sobre interpretaciones no zanjadas (como el tratamiento TSS de las vacaciones en una liquidación) son criterio del Cliente, que puede consultarlas con su asesor.
• El Cliente debe revisar cada nómina, liquidación, reporte y archivo bancario antes de aprobarlo, pagarlo o presentarlo ante la TSS, la DGII, el Ministerio de Trabajo o un banco.
• La presentación y el pago oportuno de declaraciones, aportes, impuestos y salarios son obligación del Cliente.
• Las acciones que un Usuario confirma en el Servicio —aprobar una nómina, confirmar una liquidación, aprobar un permiso— son actos del Cliente. Por ejemplo, confirmar una liquidación da de baja al Colaborador: debe hacerse sólo cuando la salida sea efectiva.

Octacore no responde por recargos, multas, intereses ni reclamaciones que resulten de datos incompletos o incorrectos, de configuraciones elegidas por el Cliente, o de documentos que no se revisaron antes de usarlos. Si detecta un error de cálculo atribuible al Servicio, avísenos: lo corregiremos con prioridad.

El Cliente y sus Usuarios no deben:

• usar el Servicio con fines ilícitos o para tratar datos sin base legal;
• intentar acceder a datos de otras empresas, eludir los permisos o probar la seguridad sin nuestra autorización escrita;
• copiar, revender, modificar, descompilar o aplicar ingeniería inversa al software;
• sobrecargar el Servicio, automatizar el acceso fuera de las integraciones que ofrecemos o cargar código malicioso;
• compartir una misma cuenta de Usuario entre varias personas.

El acceso no autorizado a sistemas o datos puede constituir delito conforme a la Ley 53-07 sobre Crímenes y Delitos de Alta Tecnología, y podremos ponerlo en conocimiento de las autoridades.

Si detectamos un uso que ponga en riesgo el Servicio, a otros clientes o a terceros, podemos suspender el acceso afectado mientras se aclara, avisando al Cliente cuando sea posible.

Los precios y lo que incluye cada plan se publican en octacore.do/planes-y-precios o se pactan en una propuesta. Los cargos se facturan por adelantado según el ciclo elegido y no son reembolsables por períodos parciales, salvo que la ley o la propuesta digan otra cosa.

Si un pago se atrasa, avisaremos antes de restringir el acceso. Una cuenta suspendida por falta de pago conserva sus datos durante el plazo de la sección 16, y el Cliente puede pedirnos su exportación mientras tanto. Los cambios de precio se avisan con al menos 30 días y aplican a partir del siguiente ciclo.

El software, la marca, el diseño y la documentación de Octacore son de Octacore. Le otorgamos una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el Servicio mientras su cuenta esté vigente.

Los Datos del Cliente son del Cliente. Sólo nos autoriza a tratarlos para prestar el Servicio según estos Términos.

Podemos usar Datos de Uso y estadísticas agregadas y anonimizadas —que no identifican al Cliente, a sus Usuarios ni a sus Colaboradores— para operar, mejorar y medir el Servicio.

Si nos envía sugerencias, podemos usarlas libremente para mejorar el producto, sin obligación hacia usted.

Hacemos esfuerzos comercialmente razonables para que el Servicio esté disponible de forma continua. Puede haber interrupciones por mantenimiento —que procuramos programar fuera del horario laboral y anunciar cuando sean planificadas— o por causas fuera de nuestro control (fallas de proveedores, de internet, fuerza mayor).

Damos soporte en español por WhatsApp y correo en horario laboral de la República Dominicana. Para resolver un caso podemos necesitar ver la información de la cuenta afectada; lo hacemos sólo con ese fin.

El Cliente puede cancelar en cualquier momento; la cancelación surte efecto al final del ciclo pagado. Octacore puede terminar la cuenta por incumplimiento grave de estos Términos o falta de pago persistente, con aviso previo.

El Servicio permite exportar en todo momento los colaboradores, la estructura organizacional, los cargos y los reportes en Excel o CSV, y descargar los documentos y volantes. Tras la terminación, el Cliente dispone de 30 días para pedir o descargar sus datos. Después los eliminamos de los sistemas activos, y de las copias de seguridad cuando éstas rotan, en un plazo máximo de 90 días adicionales, salvo lo que debamos conservar por obligación legal o para resolver una disputa.

Los registros de facturación y de la cuenta (no los datos de los Colaboradores) pueden conservarse por los plazos que exijan las normas fiscales y comerciales.

Octacore no es el archivo legal del Cliente: el Cliente debe conservar sus propias copias de nóminas, volantes, liquidaciones y reportes por los plazos que exijan las leyes laborales y fiscales.

Cada parte mantendrá en reserva la información no pública de la otra que conozca por esta relación y la usará sólo para cumplir estos Términos. Esta obligación sigue vigente después de terminada la relación.

El Servicio se ofrece «tal como está» y «según disponibilidad». En la medida que la ley lo permita, no garantizamos que esté libre de errores o interrupciones, ni que satisfaga cada necesidad particular del Cliente.

Octacore no será responsable por daños indirectos, incidentales o consecuentes, ni por lucro cesante, pérdida de negocio o de reputación. La responsabilidad total de Octacore por cualquier reclamación relacionada con el Servicio se limita al monto que el Cliente haya pagado por el Servicio en los 12 meses anteriores al hecho que la origina.

Estas limitaciones no aplican al dolo o la culpa grave, al incumplimiento de la confidencialidad, ni a lo que la ley no permita limitar.

El Cliente mantendrá indemne a Octacore frente a reclamaciones de terceros —incluidos sus Colaboradores y las autoridades— derivadas de datos cargados sin base legal, de información incorrecta proporcionada por el Cliente o del uso del Servicio en contra de estos Términos.

Podemos actualizar estos Términos para reflejar cambios del Servicio, de los proveedores o de la ley. La fecha de la última actualización aparece al inicio. Si el cambio es sustancial, lo avisaremos por correo o dentro de la aplicación con al menos 30 días de antelación; si no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entre en vigor. Seguir usando el Servicio después significa que acepta la nueva versión.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República Dominicana, incluidas la Ley 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal y la Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de buena fe durante 30 días; si no lo logran, se someterán a los tribunales competentes de Santo Domingo, Distrito Nacional.

Estos Términos se publican en español y en inglés; si hubiera diferencias, prevalece la versión en español.

Para consultas sobre estos Términos, el tratamiento de datos, una solicitud de un Colaborador o un posible incidente de seguridad, escríbanos a [email protected] o por WhatsApp al +1 (849) 344-5018.